System do zarządzania przedszkolem – cała codzienność w jednym miejscu
Gdy dziecko przychodzi rano, jego przyjście rejestruje się identyfikatorem Tapek, a personel od razu to widzi. Pod koniec miesiąca rachunki powstają na podstawie faktycznych godzin opieki i niczego nie trzeba wpisywać dwa razy.
Na tej stronie pokazujemy, jak wygląda dzień w przedszkolu z VakaCloud – od rana do końca miesiąca.
Rano: obecność
Przyjście i wyjście dzieci rejestruje się identyfikatorem Tapek. Czytnikiem jest telefon z Androidem i funkcją NFC. Lista obecnych dzieci aktualizuje się na bieżąco.
Gdy dziecko jest chore, rodzic zgłasza nieobecność w aplikacji. Wiadomość nie ginie na poczcie głosowej.
W ciągu dnia: obsada
Gdy obecność jest aktualna, aktualny jest też podgląd obsady. VakaCloud pokazuje na podstawie obecnych dzieci i personelu, czy obsada jest wystarczająca. Widzisz to na bieżąco i z wyprzedzeniem, a obecność i obsadę – w jednym rzucie oka.
Tydzień: godziny opieki i grafik
Rodzice zgłaszają godziny opieki dzieci w aplikacji, a grafik pracy personelu powstaje w tym samym systemie. Raport godzin opieki pomaga w planowaniu obsady.
Koniec miesiąca: rachunki i czas pracy
Faktyczne godziny trafiają bezpośrednio do rozliczeń, a rachunki tworzą się automatycznie. Rodzice mogą zapłacić online, także kartą lub BLIK-iem.
Rachunki można wyeksportować jako e-faktury w sieci Peppol albo jako plik, który zaimportujesz do programu księgowego lub przekażesz biuru rachunkowemu.
Czas pracy personelu rejestruje karta czasu pracy w VakaCloud HR, a godziny można wyeksportować do systemu płacowego.
Przez cały czas: wiadomości, dokumentacja i formularze
Ogłoszenia trafiają do całego przedszkola albo do jednej grupy, z potwierdzeniem odczytu. Wiadomości grupowe i indywidualne wysyłasz z jednego miejsca. Każdy widzi aplikację w swoim języku.
Personel tworzy własne formularze w kreatorze formularzy bezpośrednio w VakaCloud, na przykład zgody rodziców czy arkusze obserwacji dziecka. Galerie zdjęć są w tej samej aplikacji.
Dlaczego to ważne
Gdy obecność zapisuje się na papierze, obsadę liczy się w pamięci, a rachunki przygotowuje w arkuszu kalkulacyjnym, na każdym etapie jest ręczna praca – i na każdym etapie łatwo o błąd.
Gdy poranna rejestracja od razu trafia do obsady, a w końcu na rachunek, ta sama praca nie jest wykonywana dwa razy. Zostaje więcej czasu na to, co najważniejsze: na dzieci.
Pięć pytań przed wyborem systemu
Warto je zadać przy każdym systemie:
- Czy coś wpisuje się dwa razy? Prześledź jeden zwykły dzień – od porannej rejestracji do miesięcznego rachunku.
- Czy obsadę widać z wyprzedzeniem? Liczba widoczna dopiero po fakcie nie pomoże w układaniu grafiku.
- Co musi zrobić rodzic? Czy godziny opieki, nieobecności i płatność za rachunek załatwi w jednej aplikacji? Czy aplikacja jest dostępna w języku rodziny?
- Jak rachunki trafiają do księgowości? Jako e-faktury, jako plik czy ręcznie?
- Jak szybko można zacząć? W VakaCloud wdrożenie z przewodnikiem prowadzi krok po kroku. Personel, grupy i dzieci są w systemie w około godzinę, a pracę można zacząć tego samego dnia.
Wyrośliśmy z codzienności edukacji przedszkolnej
Za VakaCloud stoi Hanhinen.net Consulting Oy – firma technologiczna z Inari w Finlandii. Łączymy wiedzę technologiczną z branży IT z praktycznym zrozumieniem codzienności edukacji przedszkolnej. W naszym zespole jest też ekspertka ds. edukacji przedszkolnej i doradczyni pedagogiczna.
Wiemy, czym jest pośpieszny poranek w szatni, jak ważne są rozmowy o rozwoju każdego dziecka i dlaczego komunikacja musi przebiegać sprawnie. Nowe funkcje rozwijamy na podstawie opinii klientów. Poznaj nasz zespół
Cena
Wszystkie pakiety mają te same funkcje i nie ma modułów dodatkowych. Pakiet wybierasz według liczby dzieci, bez opłat za placówkę. Aplikacja dla rodziców jest bezpłatna. Cennik
Najczęściej zadawane pytania
W jakich językach działa VakaCloud?
Aplikacja działa po polsku, angielsku, fińsku i szwedzku – zarówno dla personelu, jak i dla rodziców.
Gdzie przechowywane są dane?
Na serwerach w UE. Dane klientów z Finlandii są przechowywane i przetwarzane w Finlandii. Stosujemy uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i regularne kopie zapasowe. Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) jest częścią każdego pakietu.
Czy rachunek może opierać się na stałej opłacie miesięcznej?
Tak. Rachunki mogą opierać się na stałej opłacie miesięcznej albo na faktycznych godzinach opieki, a rodzice mogą zapłacić online, także kartą lub BLIK-iem. Więcej: Godziny opieki i rozliczenia w przedszkolu
Zobacz, jak VakaCloud sprawdziłby się w Twoim przedszkolu
Chętnie pokażemy w 15 minut, jak w praktyce działają obecność, komunikacja, godziny opieki i rozliczenia.